Додаток 1 до рішення

виконавчого комітету

№_180____ від 26.02.2020

Порядок організації та проведення електронного зарахування дітей до гуртків першого року навчання комунальних закладів позашкільної освіти підпорядкованих управлінню освіти і науки

Тернопільської міської ради.

Електронне зарахування дітей до гуртків першого року навчання комунальних закладів позашкільної освіти підпорядкованих управлінню освіти і науки Тернопільської міської ради (далі гуртки закладів позашкільної освіти) запроваджується з 01 травня 2020 року в тестовому режимі з метою забезпечення прозорості, відкритості, запровадження єдиного підходу до зарахування дітей до закладів освіти.

1.    Електронна черга

1.1.    Тернопільська міська рада використовує для електронної реєстрації (зарахування) дітей до гуртків закладів позашкільної освіти тестову версію порталу Bloqly https://gurtok.bloqly.com/#/ (надалі - Система), яку створено з використанням технологій blockchain.

Електронна черга у заклади освіти з використанням технології блокчейн забезпечує відкритий і неупереджений процес управління чергами в заклади позашкільної освіти.

Дані про стан статусів заявок, черговості кожної заявки і повна історія подій зберігаються в розподіленому криптографічному блокчейн-реєстрі і одночасно відображаються на сайті системи таким чином, що батьки або законні представники в будь-який момент мають можливість перевірити стан поданих ними заявок та інформацію про загальну кількість заявок до закладу позашкільної освіти.

Електронне зарахування дітей до гуртків закладів позашкільної освіти відбувається після попередньої електронної реєстрації дитини.

Електронна реєстрація та електронне зарахування дітей на навчальний період 2020/2021 н.р. через Систему триває з 01.05.2020 року до 14.09.2020 року.

Зарахування дитини до гуртків закладу позашкільної освіти здійснюється 15 вересня відповідно до наказу його керівника та попереднього електронного зарахування.

*Прийом у гуртки закладів позашкільної освіти може здійснюватися протягом навчального року на вільні місця (в міру закінчення комплектування гуртків, груп та інших творчих об'єднань) за бажанням вихованців, учнів, слухачів і за згодою батьків або осіб, які їх замінюють, за умови попередньої електронної реєстрації дитини (за винятком прийому у КЗ ТМР "Дитяча хорова школа «Зоринка» імені Ізидора Доскоча»").

Електронна реєстрація дитини

Електронну реєстрацію дитини до гуртків першого року навчання закладів позашкільної освіти може здійснювати:

Один з батьків або законний представник дитини самостійно.
Адміністратор Центру надання адміністративних послуг (за зверненням батьків).
Адміністратор закладу (за зверненням батьків).

Розгляд заявки відбувається в загальному порядку – у порядку загальної черги. Інформація щодо статусу обробки заявки надходитиме одному з батьків або законному представнику дитини на вказану ними адресу електронної пошти.

Адміністратор Центру надання адміністративних послуг здійснює реєстрацію заявки в електронну чергу за зверненням батьків на підставі наданням ними таких документів:

документа, що посвідчує особу заявника
оригінал свідоцтва про народження дитини або документа, що посвідчує особу здобувача освіти
оригінал документа, що підтверджує місце проживання дитини у Тернопільській міській територіальній громаді (для підтвердження права на першочергове зарахування).*

*Підтвердити місце проживання дитини можна документами визначеними у п.8 Постанови Кабінету Міністрів України від 13 вересня 2017 року № 684 «Про затвердження Порядку ведення обліку дітей дошкільного, шкільного віку та учнів», зі змінами внесеними згідно з Постановами КМ від 19.09.2018 № 806. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/684-2017-%D0%BF

Адміністратор закладу освіти здійснює реєстрацію заявки в електронну чергу за зверненням батьків на підставі наданням ними повного переліку документів, указаного у п. 4.2.
При реєстрації одним з батьків або законний представник дитини самостійно виконується наступний алгоритм:

Один з батьків або законний представник заповнює форму «Зареєструватися» на першій сторінці сайту https://gurtok.bloqly.com/#/: у формі вводить свою адресу електронної пошти і пароль, для завершення реєстрації проходить перевірку капчі, погоджується з ліцензійною угодою, натискає кнопку «Зареєструватися».
Після реєстрації один із батьків або законний представник підтверджує свою поштову адресу, переходить за надісланим у листі посиланням і підтверджує реєстрацію.
Після успішної реєстрації один з батьків або законний представник заходить на сайт, переходить у вкладку «Діти» та заповнює всі дані дитини, позначені зірочкою (*). Заявки, у яких заповненні не всі поля, до розгляду не беруться та автоматично відхиляються.

Поля для заповнення:

Прізвище, ім’я та по батькові дитини
Дата народження дитини
Адреса проживання дитини
Адреса місця реєстрації дитини

Стать
Серія та номер свідоцтва про народження дитини
Серія, номер та дані про інший документ (за відсутності в дитини свідоцтва про народження (поле не обов’язкове для заповнення)
Прізвище, ім’я, по батькові одного з батьків дитини
Адреса електронної пошти
Контактний номер телефону
Додаткова інформація (поле не обов’язкове для заповнення)
Пільги (обрати один з вказаних варіантів)
Згода на обробку персональних даних

Після реєстрації дитини один з батьків або законний представник дитини мають право подати електронну заявку (перейти у вкладку «Заклади») до гуртка обраного закладу освіти. Також батьки мають право подати електронні заявки до будь-якого іншого гуртка закладу позашкільної освіти.

Загалом один з батьків або законний представник до 14 вересня поточного року може подати не більше 9 електронних заявок для зарахування у гуртоки. По зарахуванню у гуртки одного напрямку можна подати лише 3 заявки до різних закладів позашкільної освіти (вказати пріоритет у додатковій інформації).

Кожна подана заявка на зарахування у гурток може мати такі статуси:

«Отримано» - заявка потрапила до бази даних і отримала свій номер у черзі;
«На розгляді» - адміністратор закладу освіти почав процес розгляду заявки;
«Скасовано» - користувач (один з батьків) самостійно скасував заявку на зарахування дитини до першого класу закладу освіти;
«Відмовлено» - відмовлено в зарахуванні дитини у обраний гурток даного закладу освіти;
«Підтверджено» - заявку прийнято, підтверджено електронне зарахування дитини до гуртка даного закладу освіти.

Про статуси розгляду кожної заявки одному з батьків або законному представнику, який реєстрував дитину, буде приходити сповіщення на електронну пошту.

Електронне зарахування

Після отримання статусу «На розгляді» щодо зарахування дитини до обраного гуртка, один із батьків або законний представник впродовж 15 робочих днів але не пізніше 12.09.2020 року зобов’язані принести у вказаний заклад позашкільної освіти оригінали документів (згідно з переліком зазначеним у п. 4.2 цього Порядку) та написати відповідну заяву.
У випадку, якщо один із батьків або законний представник не подав документи до закладу позашкільної освіти відповідно до п. 3.1, заявка щодо підтвердження місця зарахування автоматично відхиляється. Надалі місце у черзі не відновлюється, а дитина може бути зарахована на загальних підставах у порядку загальної черги після подання нової заявки.
У випадку, якщо один з батьків або законних представників подали декілька заявок на зарахування до гуртків одного напрямку, у них буде зарахована та, яку адміністратори підтвердять першою. У такому випадку інші заявки будуть автоматично відхилені.
Статуси «Відмовлено» або «Підтверджено» заявник отримає тільки після дотримання процедури, описаної у п. 3.1.

Зарахування дитини до закладу освіти

Зарахування дитини до закладу освіти здійснюється відповідно до наказу його керівника, що видається на підставі документів, зазначених у п. 4.2. та враховуючи порядок електронної черги.

Прийом дітей здійснюється на безконкурсній основі (у гуртках хореографічного та вокального профілю можуть проводитися випробувальні заняття з метою визначення фізичного розвитку, природних здібностей та задатків дітей для розподілу їх по групах.

Документи, необхідні для зарахування:

Заява про зарахування дитини до гуртка закладу позашкільної освіти від одного з батьків дитини (законного представника), поданої особисто (з пред’явленням документа, що посвідчує особу заявника).
Копія та оригінал свідоцтва про народження дитини або документа, що посвідчує особу здобувача освіти.
Копія та оригінал документа, що підтверджує місце проживання дитини (для підтвердження права на першочергове зарахування).*

Підтвердити місце проживання дитини можна документами визначеними у п.8 Постанови Кабінету Міністрів України від 13 вересня 2017 року № 684 «Про затвердження Порядку ведення обліку дітей дошкільного, шкільного віку та учнів», зі змінами внесеними згідно з Постановами КМ від 19.09.2018 № 806. https://zakon.rada.gov.ua/laws/show/684-2017-%D0%BF

Для підтвердження інформації про місце проживання дитини надається один з таких документів (за вибором особи, яка подає заяву):

паспорт громадянина України (тимчасове посвідчення громадянина України, посвідка на постійне проживання, посвідка на тимчасове проживання, посвідчення біженця, посвідчення особи, яка потребує додаткового захисту, посвідчення особи, якій надано тимчасовий захист, довідка про звернення за захистом в Україні) одного з батьків дитини чи законних представників;
довідка про реєстрацію місця проживання особи (дитини або одного з її батьків чи законних представників) за формою згідно з додатком 13 до Правил реєстрації місця проживання, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 2 березня 2016 р. № 207 (Офіційний вісник України, 2016 р., № 28, ст. 1108);
довідка про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи за формою згідно з додатком до Порядку оформлення і видачі довідки про взяття на облік внутрішньо переміщеної особи, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 1 жовтня 2014 р. № 509 “Про облік внутрішньо переміщених осіб”;
документ, що засвідчує право власності на відповідне житло (свідоцтво про право власності, витяг з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, договір купівлі-продажу житла тощо);
рішення суду, яке набрало законної сили, про надання особі права на вселення до житлового приміщення, визнання за особою права користування житловим приміщенням або права власності на нього, права на реєстрацію місця проживання;
документ, що засвідчує право користування житлом (договір найму/піднайму/оренди тощо), укладений між фізичними особами (що для цілей цього Порядку підтверджує місце проживання за умови його реєстрації відповідно до статті 158 Житлового кодексу Української РСР або нотаріального посвідчення відповідно до законодавства) чи між юридичною і фізичною особами, зокрема щодо користування кімнатою в гуртожитку;
довідка про проходження служби у військовій частині (за формою згідно з додатком 10 до Правил реєстрації місця проживання, затверджених постановою Кабінету Міністрів України від 2 березня 2016 р. № 207);
акт обстеження умов проживання (за формою згідно з додатком 9 до Порядку провадження органами опіки та піклування діяльності, пов’язаної із захистом прав дитини, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 р. №866 “Питання діяльності органів опіки та піклування, пов’язаної із захистом прав дитини” (Офіційний вісник України, 2008 р., № 76, ст. 2561);
інший офіційний документ, що містить інформацію про місце проживання дитини та/або одного з її батьків чи законних представників. Приймаючи такий документ, директори закладів освіти повинні переконатися, що він:

 містить інформацію, яка підтверджує чи посвідчує місце проживання дитини або її батьків (одного з батьків) на території обслуговування відповідного закладу загальної середньої освіти;

 складений, виданий чи посвідчений особою, яка уповноважена на це відповідно до закону;

 має форму та реквізити, передбачені відповідним нормативно-правовим актом.

Важливо, що вид документа для підтвердження місця проживання обирає особа, яка подає заяву на зарахування дитини.

Для зарахування вихованців до спортивних, спортивно-технічних, туристичних, туристсько-краєзнавчих, хореографічних об'єднань, хорової школи потрібна довідка медичного закладу про відсутність у них протипоказань для занять у зазначених гуртках закладів позашкільної освіти:

КЗ ТМР «Станція юних техніків» та КЗ ТМР «Центр творчості дітей та юнацтва» - довідка від педіатра.
КЗ ТМР "Дитяча хорова школа «Зоринка» імені Ізидора Доскоча»" – довідка від отоларинголога (ЛОРа).

Порядок зарахування дитини до закладу освіти з використанням електронної черги:

Якщо станом на 14 вересня кількість поданих заяв не перевищує кількості місць, то не пізніше 15 вересня видається наказ про зарахування усіх дітей. Їх список оприлюднюється виключно в закладі освіти.
Якщо після зарахування дітей у закладі залишаються вільні місця, інформація про них розміщується у дводенний термін на інформаційному стенді закладу та його веб-сайті (за відсутності – на веб-сайті управління освіти і науки та/або Тернопільської міської ради).
Якщо станом на 14 вересня поточного року кількість поданих заяв перевищує кількість місць, то:

до 15 вересня першочергово зараховуються діти, які зареєстровані у Тернопільській міській територіальній громаді
до 01 жовтня розглядається можливість відкриття додаткових груп у закладі

Прийом до гуртків закладів позашкільної освіти може здійснюватися протягом навчального року* на вільні місця (в міру закінчення комплектування гуртків, груп та інших творчих об'єднань) за бажанням вихованців, учнів, слухачів і за згодою батьків або осіб, які їх замінюють, за умови попередньої електронної реєстрації дитини.

*Виняток - прийом у КЗ ТМР "Дитяча хорова школа «Зоринка» імені Ізидора Доскоча» здійснюється до 14.09 включно.

Доступ до персональних даних

Доступ до всіх персональних даних заявника відповідно Закону України «Про захист персональних даних» має лише відповідальний працівник управління освіти і науки, адміністратор закладу позашкільної освіти та реєстратор Центру надання адміністративних послуг, які використовують персональні дані заявника виключно в межах виконання своїх повноважень.
Відповідальні працівники відповідно до п.4.1. здійснюють свою діяльність відповідно до цього Порядку та несуть відповідальність за внесення, збереження та захист персональних даних заявника (-ів).

Примітки

Інші питання щодо зарахування дітей до гуртків закладів позашкільної освіти регулюється відповідно до Статутів комунальних закладів позашкільної освіти Тернопільської міської ради.

Міський голова                                                                                                         С.В.Надал